叡智の三猿

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会議は30分

根回しは「会議や交渉を円滑に運ぶため、非公式の場で合意の形成をはかること。」という意味です。

根回しの元は園芸用語で、そこから派生しているようです。

根回し

  • 植え傷みを少なくする手法の一つです。掘り上げる予定の根の直径および深さにあらかじめ根を切っておき、切り口近くから新しい根を出させておき、移植したときの植え傷みを軽減します。長年植えられていた大きな木の移植に際して行います。

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引用:根回し(ねまわし)|園芸用語集 - みんなの趣味の園芸 NHK出版より

プロジェクトを成功に導く為には、根回しがある程度、必要であることは以下のブログ(根回しとロジカルシンキング)で書きました。
www.three-wise-monkeys.com

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しかし、根回しは透明性がありません。このような非公式のコミニュケーションは議事録が取られません。プロジェクト管理上、議事録が無いのは問題です。ですので、根回しは無いのが理想だと思ってます。

根回しの目的は「会議や交渉を円滑に運ぶため」です。

根回しは会議を円滑に進める手段ですが、最後の手段と捉えるべきでしょう。「会議」の仕方を改善することで、根回しをしなくて済む方法を考える方が得策だと思います。

わたしはPMOとして、プロジェクトに関わることも多いのですが、その立場にたって「会議」を改善するいちばんの特効薬だと思うのは〜

会議は30分以内で終わらせる。

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ことだと思います。
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キーマンズネットの会議の実施状況と課題の調査によると、会議1回当たりの平均時間は「1時間以上、2時間未満」が50.9%と過半数を占め、「30分以上、1時間未満」が41.2%と続いているとのことです。

ですので、日本の殆どの会社は、長時間の会議をするのがあたりまえの状態です。

しかし、長時間の会議は、参加者の集中力が続かないと思います。

小学校の授業時間は45分で、中学校の授業時間は50分です。子どもの頃、どれだけの時間、授業に集中したかを思い出しましょう。授業参観日でない限り、多く見積もっても、授業時間の半分くらいしか集中していなかったと思います。残りの時間は漫然と先生の話を受け流していた記憶があります。集中力・記憶力の優れた子どもでも、長時間の集中は難しいのです。

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もし、会議が30分しかなければ、会議の仕方はこんなに変わるでしょう。

  • 会議で意識決定が出来る人を必須参加にするようスケジュールを調整するでしょう。
  • 会議に必要な資料は事前に共有されるでしょう。
  • 参加者は会議の開始に遅れないように時間を合わせるでしょう。
  • 会議を行う際に会議のゴールが参加者に伝達されるでしょう。
  • 発言する人以外は会議に参加しないでしょう。傍聴者は余計な話をしないでしょう。
  • 会議中に別な作業をすることがなくなるでしょう。
  • 話が脱線することがなくなるでしょう。
  • 会議が終わったら簡単な議事メモとアクションアイテムが共有されるでしょう。

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ちなみにZOOMの無料アカウントでは、3人以上の会議参加者がいた場合、40分で切れます。これはとても理にかなった機能です。あえて有料を購入せずとも、無料アカウントを使って制限時間内に終わらせるべく会議を開くのもありだと思います。