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テレワークで生産性は落ちる?

ITの世界で使われる概念だと思っていた密結合と疎結合は、コロナによって現実社会でも否応なしに意識することとなりました。2020年の漢字は「密」であり「3密」は、同じ年の新語・流行語大賞です。ITの世界と同様、現実社会でも、密は回避することが望ましく、人と人とのつながりは強制的に疎結合になりました。


デイリースポーツonline

わたしは横浜港に到着したクルーズ船「ダイヤモンド・プリンセス号」の頃から、テレワークを継続しています。

テレワークを始めたころは、仕事の生産性は間違いなく落ちると予想していました。職場で常に顔を突き合わせていれば、仕事で気になることがあれば、声をかければいいだけなのですが、テレワークにすると、ビジネスチャットに頼ざるを得ません。職場で隣の席にいる同僚にもチャットです。チャットしてもすぐに相手が読む保証はありません。そもそも文字とオンライン会議だけで相手とのコミニュケーションが成り立つかも不安でした。

しかし、テレワークをはじめて年月が経過したいま思うのは、当初予想していたよりも、仕事の生産性は落ちなかったことです。出社するより効率的な仕事ができているかもしれません。

その原因を考えてみました。

各部門では職務分掌により仕事の範囲と責任が定められています。部門のなかでスキルや権限に応じて、仕事をメンバーに配分しています。組織運営を円滑にするため、部門では定例会議を行います。そこで仕事の進捗状況と課題を共有し、部門長が方針と優先順位を決定します。

仕事は部門単位で行うので、部門内のメンバーは密結合です。一方で、他の部門のメンバーが行っている仕事はあまり分からず、部門毎に設けられたオフイスの島は半ば独立国家です。

コロナにより意図せず、社員はテレワークになりました。もちろん、メンバーは変わらず部門に所属していますが、オフイスの島がなくなり、部門間の物理的な壁が消えました。表面的にはビフォーコロナでもアフターコロナでも、仕事の内容も進め方も変わりません。ただ、部門間の物理的な壁が消えたことで、仕事の意識は部門単位というより、個人単位になりました。

下図にビフォーコロナとアフターコロナの仕事の仕方をイメージしました。アフターコロナでは、オペレーションに応じて連携するべきメンバーが疎結合で結ばれています。オペレーションは業務の目標であるタスクを達成するために必要な手順化された作業です。オペレーションはひとりでできるものもありますし、部門内の複数メンバーによる共同作業もありますし、他の部門のメンバーと協業して行うものもあります。

ビフォーコロナとアフターコロナの仕事の仕方

たとえば営業部門なら、お客様に提示する見積書を策定するという役割があります。概算見積であれば、担当営業がマニュアルや過去の事例に基づいて作成し、部門長に承認をとってお客様に提示します。一方、詳細見積になると、営業部門のみで完結して策定するのは困難です。ソフトウエア構築の見積であれば、実際に開発行為を行う開発担当とインフラを整備する運用担当の協力が必要です。このような他部門のメンバーと協業が必要なオペレーションは滞りやすいのです。その根本原因が部門間にある壁でした。

テレワークでは、職場に存在する島という物理的な壁が消えたことで、以前に比べ協業がしやすくなりました。オペレーション単位で仕事の目標を達成するのに必要なメンバーが疎結合で連携するのを繰り返すことで、自部門のみならず、他部門のメンバーのやっている仕事やスキルが分かるようになりました。

下図はひとつのプロジェクトを例として仕事をフェーズとタスクに分割したガントチャートです。ガントチャートは、プロジェクトにおけるすべてのタスクや、工数、スケジュールを管理し、メンバー全体の進捗状況を可視化できることができます。プロジェクトマネジメントに於いては必須アイテムです。

ガントチャートの例

仕事を効率化するもっとも有効な手段はタスクを消化するなかで、ボトルネックとなるオペレーションを改善することです。テレワークは想像以上にオペレーションの改善に貢献していると思いました。